جمعه، 23 مهر 1400 | 8 ربيع الاول 1443
فهرست
Skip Navigation Links
جست‌وجوی سریع

مصوبات شوراي عالي حوزه‌هاي علميه - مصوبات سال 1389 شمسي


مصوبه 743 - آيين‌نامه مكاتبات اداري واحدهاي حوزوي


جلسه 181 شوراي عالي حوزه‌هاي علميه، مورخ 13/12/1389

 

مقدمه: به منظور نظم‌بخشيدن و سامان‌دادن به امر مكاتبات اداري واحدهاي حوزوي، و رعايت سلسله‌مراتب نامه‌نگاري از سوي كارمندان و مديران با رعايت اصول طبقه‌بندي مكاتبات، آيين‌نامه مكاتبات اداري واحدهاي حوزوي، به شرح ذيل تدوين گرديد.

 
فصل اول: كليات و تعاريف
ماده 1.
واحد حوزوي: سازمان مشخصي است كه بر اساس مصوبات شوراي عالي حوزه‌هاي علميه، ايجاد و اداره مي‌شود؛ مانند مراكز مديريت، مديريتهاي حوزه علميه استاني، مدارس، مراكز تخصصي و مؤسسات آموزش عالي.
ماده 2. دبيرخانه: منظور از دبيرخانه در اين آيين‌نامه، واحد سازماني است كه در هر يك از مراكز مديريت و مديريتهاي استاني، به صورت متمركز يا در قالب دبيرخانه مركزي، اداي وظيفه مي‌نمايد.
ماده 3. مكاتبات اداري: نوشته‌اي كه حاوي يك يا چند موضوع اداري است و به عنوان وسيله‌اي ارتباطي در داخل و خارج واحدهاي حوزوي، مورد استفاده قرار مي‌گيرد؛ مانند ‌نامه، گزارش، حكم، بخش‌نامه، دستورالعمل، صورت‌جلسه، آگهي، اطلاعيه، تبريك، تسليت، اسناد و نوشته‌هاي حقوقي كه حسب مورد و با تشخيص مسئول مربوط، در واحد حوزوي ثبت مي‌گردد.
ماده 4. مكاتبات درون‌سازماني(داخلي): به مكاتباتي اطلاق مي‌شود كه درون واحد حوزوي، بين اشخاص يا واحدهاي سازماني صورت مي‌پذيرد.
ماده 5. مكاتبات برون‌سازماني(خارجي): به مكاتباتي اطلاق مي‌شود كه ميان هر واحد حوزوي با ساير واحدهاي حوزوي يا غير حوزوي، صورت مي‌پذيرد.
ماده 6. نامه اداري: نامه‌هاي رسمي كه داراي سرلوحه، اعم از آرم، شماره، تاريخ، پيوست و عنوان واحد گيرنده، ‌عنوان واحد فرستنده، موضوع، سمت و امضا باشند و به اداره يا دبيرخانه مركزي، وارد و در آن ثبت گردند.
ماده 7. سند: به كليه مكاتبات و اسناد، اعم از طبقه‌بندي‌شده و غير آن، اطلاق مي‌گردد.
ماده 8. پيرو: در صورتي كه نامه‌اي به واحدي ارسال گردد و پاسخي در قبال آن دريافت نشود، لازم است براي پيگيري مجدد نامه، از لفظ «پيرو» استفاده گردد.
ماده 9. عطف: هنگام استناد به نامه رسيده يا جلب توجه مخاطب به آن، از واژه «عطف» استفاده مي‌شود.
تبصره: «عطف»، «پاسخ» و «بازگشت»، به يك معنا به كار مي‌روند.
ماده 10. پيوست: به الحاق و ضميمه كردن مطلب يا مداركي به نامه، گفته مي‌شود.
ماده 11. پي‌نوشت يا ارجاع: دستور رئيس يا مقام اداري در مورد نامه است كه در حاشيه آن، نوشته مي‌شود.
ماده 12. عودت: در مورد بازگشت يك نامه اداري به مرجع ارسال آن، توسط يك سمت اداري، به كار مي‌رود.
ماده 13. رونوشت: نسخه‌هاي مكرر يك نامه اداري است كه براي پيگيري يا اطلاع يا اقدام مقتضي، به واحدهاي ديگر فرستاده مي‌شود.
ماده 14. مكاتبات و اسناد طبقه‌بندي‌شده: نوشته‌هايي است كه افشاي آنها بين عموم كارمندان و بيرون از واحدهاي حوزوي، سبب ورود ضرر و زيان به اشخاص حقيقي و حقوقي، و حوزه‌هاي علميه و نظام مي‌شود؛ يا منافع قابل ملاحظه‌اي براي افراد فاقد صلاحيت، معاندان و عناصر بيگانه، دربرخواهدداشت؛ نظير ورود به حريم خصوصي افراد، احتمال سوء استفاده مالي يا اخلاقي، احتمال بروز اختلاف و درگيري، يا اعتراضات جمعي در واحدهاي حوزوي. اين نوشته‌ها، بنا بر محتوا و ميزان ضرر و زيان وارده و احتمال جبران آن، به «محرمانه»، «خيلي محرمانه» و «سري»، طبقه‌بندي مي‌شوند.
تبصره 1: تشخيص نوع اسناد طبقه‌بندي‌شده بر اساس ماده فوق، با ارسال‌كننده نامه است و نامه بايد منقوش به كلمه «محرمانه»، «خيلي محرمانه» يا «سري» باشد.
تبصره 2: دسترسي به كليه مكاتبات و اسناد «محرمانه»، توسط مخاطبان آنها، امكان‌پذير است.
تبصره 3: معاونان و مديران ارشد، مي‌توانند به مكاتبات و اسناد «خيلي محرمانه»، دسترسي داشته‌باشند.
تبصره 4: دسترسي به مكاتبات و اسناد «سري»، فقط براي مديران واحدهاي حوزوي يا قائم‌مقام‌ آنها، امكان‌پذير است و دسترسي ساير مقامات، با اجازه آنها بلامانع است.
ماده 15. مكاتبات و اسناد عادي: نوشته‌هايي است كه افشاي آنها بين عموم كارمندان و واحدهاي تابعه و خارج از آنها، سبب ورود هيچ‌گونه ضرر و زيان مادي و معنوي به اشخاص و حوزه‌هاي علميه و نظام نمي‌شود و هيچ‌گونه منافع قابل ملاحظه‌اي براي افراد فاقد صلاحيت، معاندان و عناصر بيگانه، دربرنخواهدداشت.

 
فصل دوم: وظايف دبيرخانه در فرايند مكاتبات
ماده 16.
دبيرخانه، به عنوان زيرمجموعه هر يك از واحدهاي مشمول اين آيين‌نامه، مسئول دريافت، ثبت، بايگاني و ارسال نسخه‌اي از رونوشت كليه مكاتبات برون‌سازماني(خارجي) رؤسا، معاونان و ... به سازمانها و واحدهاي مقصد، حسب مورد است.
تبصره: مكاتبات درون‌سازماني(داخلي)، از شمول اين ماده، مستثنا هستند.
ماده 17. دبيرخانه موظف به انجام‌دادن امور زير است:
الف) دريافت، ارسال، ثبت و شماره‌گذاري كليه نامه‌ها و مكاتبات برون‌سازماني(شامل پيك، دورنگار و ...)
ب) ارسال نامه‌هاي ثبت‌شده، به قسمت‌هاي مربوط
ج) بايگاني مناسب، با رعايت مسائل فني و حفاظتي
تبصره 1: در مواردي كه مديران مربوط لازم بدانند، با پيشنهاد به مقام واحد حوزوي، از طريق دفتر خود، اقدام به تشكيل بايگاني محرمانه مي‌كنند.
تبصره 2: كليه مكاتبات و اسناد طبقه‌بندي‌شده، بايد در بايگاني محرمانه نگهداري شود و به تفكيك موضوع، درج گردد و حيطه‌بندي لازم جهت دسترسي مسئولان به اسناد، رعايت شود.
تبصره 3: با توجه به ماهيت اسناد، مي‌توان آنها را در واحد مربوط نگهداري‌كرد.
د) نظارت بر مراعات اصول نامه‌نگاري توسط كارمندان و مديران، حفظ رده مكاتباتي و طبقه‌بندي كليه مراسلات، و ارجاع جهت اصلاح موارد
هـ) از بين بردن اوراق باطله -به گونه‌اي كه اطلاعات مندرج در آنها، قابل خواندن نباشد- و فرستادن آنها به محل جمع‌آوري كاغذهاي باطله
ماده 18. در مواردي كه هر يك از مسئولان واحدهاي مشمول اين آيين‌نامه، كيفيت خاصي(عادي، سفارشي، پيشتاز، دورنگار، پيك و ...) را جهت ارسال نامه لازم بداند، دبيرخانه موظف به رعايت كيفيت ارسال طبق صلاحديد ايشان است.
تبصره: تعيين فوريت، عدم فوريت و نوع طبقه‌بندي مكاتبات، بر عهده صادركننده نامه است.
ماده 19. دبيرخانه مسئول پيگيري مراسلات، تا حصول اطمينان از وصول به مقصد است.
ماده 20. در مورد نامه‌هاي وارده به واحدهاي حوزوي با عنوان مديران مراكز، معاونتها يا دفاتر و واحدهاي سازماني ديگر، پس از دريافت و ثبت و بايگاني توسط دبيرخانه واحدهاي مربوط، نسخه‌اي از اصل يا تصوير آن حسب درخواست، به واحد سازماني مربوط ارسال خواهدشد.
ماده 21. در مورد مكاتبات طبقه‌بندي‌شده، دبيرخانه موظف است پاكتها را به صورت دربسته تحويل بگيرد و از گرفتن پاكتهاي باز، خودداري نمايد و پس از درج كلمه مربوط و ثبت در دفتر محرمانه، سند را در پاكت دربسته، به مسئول مربوط ارجاع‌دهد.
تبصره: در صورت گرفتن پاكتهاي باز، مراتب به مركز ارسال‌كننده، اطلاع داده مي‌شود.
ماده 22. در مورد اسناد عادي، دبيرخانه پس از دريافت سند، نسبت به ثبت و تصويربرداري از آن اقدام مي‌كند و اصل يا تصوير آن را حسب درخواست، به قسمت مربوط ارجاع مي‌دهد.
ماده 23. هر يك از واحدهاي حوزوي، بايد داراي كد يا شماره شناسايي انحصاري باشند تا در مكاتبات، به عنوان جزئي از شماره نامه، درج گردد.
تبصره: طراحي و اجراي نظام واحد كدگذاري، به طور فراگير با مشاركت مراكز مديريت حوزه‌هاي علميه، توسط دبيرخانه شوراي عالي حوزه‌هاي علميه انجام مي‌شود.
ماده 24. به جز اسناد مهم، نظير اسناد حقوقي و مالي، و همچنين نامه‌هايي كه مخاطب نامه، مهركردن نامه را لازم بداند، ساير نامه‌هاي برون‌سازماني، نيازي به مهركردن ندارند.
ماده 25. كليه نامه‌ها و مكاتبات واحدهاي حوزوي، بايد داراي شماره شناسايي، تاريخ و امضاي مجاز باشند. چنانچه در نامه‌اي، اصول نامه‌نگاري، طبقه‌بندي‌ و رده نامه‌نگاري رعايت نشده‌باشد؛ يا موضوع نامه، بي‌ارتباط با حيطه مسئوليت قسمتي باشد كه نامه‌نگاري كرده، دبيرخانه موظف است در اسرع وقت، نامه را همراه با ذكر موارد جهت اصلاح، به نگارنده عودت دهد. در صورت اصرار واحد مربوط، دبيرخانه موظف به همكاري است؛ ولي بايد تصوير نامه مربوط را جهت اطلاع، به مقام مافوق واحد مربوط ارسال‌كند.
ماده 26. كليه نامه‌ها و اسناد بايگاني‌شده در دبيرخانه، با درخواست رؤساي واحدهاي حوزوي، قابل دسترسي است و در مورد معاونان، تنها در حيطه فعاليت آنان، قابل دسترسي است.
ماده 27. نامه‌هايي كه با امضاي رؤساي واحدهاي حوزوي صادر شده‌باشد، تنها با مجوز ايشان يا مقام مجاز از طرف ايشان، قابل ارائه به اشخاص ديگر است.
ماده 28. نامه‌ها و اسناد بايگاني‌شده يا رونوشت آنها، به جز در مواردي كه با اجازه مدير واحد سازماني باشد، قابل انتقال به خارج از واحدهاي حوزوي نيست.
ماده 29. چنانچه نامه‌هايي كه از ساير نهادها به واحدهاي حوزوي ارسال مي‌شود، فاقد شماره، تاريخ، امضا و در موارد لازم، فاقد مهر باشد؛ يا هر نقص ديگري داشته‌باشد، دبيرخانه ضمن اقدام مقتضي و ارسال نامه به واحد مربوط، مراتب را به ارسال‌كننده نامه اعلام مي‌كند و در صورت تكرار، نامه را عودت مي‌دهد.
ماده 30. چنانچه نهادهاي غير حوزوي، حيطه و رده نامه‌نگاري را رعايت نكرده‌باشند، پس از هماهنگي با مدير مربوط، تذكر لازم جهت رعايت رده نامه‌نگاري، توسط دبيرخانه به ارسال‌كننده داده مي‌شود و پاسخ نامه در صورت لزوم، تنها توسط شخص مجاز، داده مي‌شود.
ماده 31. در مواردي كه لازم است مخاطب، شخصاً نامه را مطالعه‌كند، بايد با درج عبارت «شخصاً مفتوح فرمايند»، بر اين امر تأكيد شود.
ماده 32. دورنگارها و تأييديه آنها، يك نسخه محسوب مي‌شوند و با يك شماره، ثبت مي‌گردند.
ماده 33. در مكاتباتي كه تنظيم‌كننده نامه، غير از امضاكننده نامه باشد، امضاي نسخه بايگاني با ذكر سمت تنظيم‌كننده، ضروري است.
ماده 34. در مواردي كه مخاطب، روحاني باشد، القاب ويژه روحانيت، با توجه به جايگاه علمي و شخصيتي وي، به كار مي‌رود.
تبصره: در مكاتبات داخلي، رعايت القاب ويژه روحانيت، ضرورت ندارد.

 
فصل سوم: سطوح مكاتباتي
ماده 35.
در مكاتبات بين واحدهاي غير هم‌سطح، رعايت سلسله‌مراتب اداري، بر اساس ساختار تشكيلاتي مصوب واحدهاي حوزوي، الزامي ‌است.
ماده 36. مكاتبه با مقام معظم رهبري، مراجع عظام تقليد و رؤساي سه قوه، از اختيارات دبير شوراي عالي حوزه‌هاي علميه و مديران مراكز مديريت حوزه‌هاي علميه است.
تبصره 1: هر گونه مكاتبه در مورد بودجه حوزه‌هاي علميه، منحصراً در حيطه اختيارات شوراي عالي حوزه‌هاي علميه است.
تبصره 2: مكاتبه با مديران مراكز مديريت و رؤساي ساير واحدهاي حوزوي، در حيطه اختيارات دبير شوراي عالي و مسئول دبيرخانه شوراي عالي حوزه‌هاي علميه است.
تبصره 3: دبيرخانه شوراي عالي حوزه مي‌تواند در موارد ضروري، مستقيماً با ساير واحدهاي حوزوي مكاتبه نمايد.
ماده 37. مديران مراكز مديريت حوزه‌هاي علميه مي‌توانند با دفتر مقام معظم رهبري، وزراء، معاونان سه قوه، رؤساي سازمانها و نهادهاي دولتي و غير دولتي مكاتبه نمايند. مكاتبه با دبير شوراي عالي حوزه‌هاي علميه، مسئول دبيرخانه شوراي عالي حوزه‌هاي علميه، مديريتهاي استاني و رؤساي ساير واحدهاي حوزوي نيز، در حيطه اختيارات مديران مذكور است.
ماده 38. مكاتبه با واحدهاي حوزوي و غير حوزوي خارج از كشور، فقط از طريق مديران مراكز مديريت حوزه‌هاي علميه و دبير شوراي عالي حوزه‌هاي علميه، امكان‌پذير است.
ماده 39. معاونتهاي مراكز مديريت حوزه‌هاي علميه مي‌توانند با معاونان وزراء و سازمانها و نهادهاي دولتي و غير دولتي، و همچنين با مديران حوزه‌هاي علميه استاني و سطوح هم‌تراز در واحدهاي حوزوي، مكاتبه نمايند.
تبصره: مكاتبه با واحدهاي حوزوي تابعه مراكز مديريت حوزه‌هاي علميه، جز در موارد خاص و ضروري، بايد از طريق مديريتهاي استاني مربوط، صورت پذيرد.
ماده 40. مكاتبات برون‌سازماني مديران كل، ممنوع است؛ ولي مكاتبه با سطوح سازماني حوزوي هم‌تراز، بلامانع است.
تبصره: مديران كل مراكز مديريت حوزه‌هاي علميه، حق مكاتبه با مديران مديريتهاي استاني را ندارند.
ماده 41. ارسال يك رونوشت از كليه مكاتبات برون‌سازماني هر يك از ذي‌حسابان و معاونتهاي مراكز مديريت حوزه‌هاي علميه، به مقام مافوق، جهت استحضار، الزامي است.
ماده 42. مديران حوزه‌هاي علميه استاني، در حيطه اختيارات خود مي‌توانند با رؤساي نهادها و سازمانهاي استاني دولتي و غير دولتي استان خود، مكاتبه نمايند.
تبصره: فقط مدير حوزه علميه استان، مي‌تواند با مديران و معاونان مراكز مديريت حوزه‌هاي علميه و ساير مديران حوزه‌هاي علميه استاني، مكاتبه نمايد.
ماده 43. مكاتبات معاونان مديريتهاي استاني، با سطوح سازماني حوزوي هم‌تراز، بلامانع است و مكاتبه آنها با معاونتهاي مراكز مديريت حوزه‌هاي علميه، از طريق مديريتهاي استاني خواهدبود.
تبصره: مكاتبات برون‌سازماني معاونان مديريتهاي استاني، با سطوح هم‌تراز داخل استان، بلامانع است.
ماده 44. كليه مكاتبات داخلي و خارجي مديران كل مديريتهاي استاني، از طريق مقام مافوق، صورت مي‌پذيرد.
ماده 45. رؤساي واحدهاي آموزشي مي‌توانند به صورت مستقل، در سطح محلي، مكاتبات برون‌سازماني داشته‌باشند؛ اما مكاتبات در سطح استان آنها، از طريق مديريت استاني صورت مي‌پذيرد.
تبصره: مكاتبات سازماني اين واحدها، با ساير واحدهاي حوزوي در همه سطوح، فقط توسط مديران و رؤساي آنها، امكان‌پذير است.
ماده 46. مكاتبات بيروني دبيرخانه‌ها، كميسيون‌ها، ‌شوراها، كميته‌ها و كارگروه‌هاي مربوط به هر يك از واحدهاي حوزوي كه داراي مصوبه شوراي عالي هستند، از طريق مسئول واحد حوزوي مربوط، و مكاتبات داخلي آنها، از طريق دبيران آنها، صورت مي‌پذيرد.
ماده 47. مشاوران، فقط با مقامي كه به وسيله وي نصب شده‌اند، حق مكاتبه دارند و مكاتبه ساير مقامات با مشاوران، فقط از طريق حوزه رياست، امكان‌پذير است.
ماده 48. هر گونه مكاتبه كه باعث ايجاد تعهد براي واحدهاي حوزوي گردد، مانند بستن قرارداد يا ايجاد پروژه، نيازمند رعايت سلسله‌مراتب است و در اين موارد، رعايت مفاد مصوبه 670 شوراي عالي حوزه، موضوع «ماده واحده مربوط به نحوه انعقاد تفاهم‌نامه ميان واحدهاي حوزوي و ساير نهادها»، الزامي است.

 
فصل چهارم: ساير مقررات
ماده 49.
مكاتبات داخلي هر واحد سازماني مشمول اين آيين‌نامه، با امضاي مقام مسئول يا جانشين وي، صورت مي‌گيرد.
ماده 50. درِ تمامي ‌مراسلات، بايد به نحو قابل اعتمادي، بسته باشد و در مراسلات داراي طبقه‌بندي، مراعات كامل ضوابط مربوط و انجام‌دادن اقدامات معمول، نظير لاك و مهر كردن يا استفاده از پاكت و بسته‌بندي مخصوص، ضروري است.
ماده 51. كليه مكاتبات واحدهاي حوزوي در داخل و خارج، بايد روي اوراقي كه داراي سربرگ يكسان و مشخص است و به تأييد شوراي عالي حوزه‌هاي علميه رسيده، انجام شود. همچنين بايد روي اسناد و مدارك و نامه‌ها، براي ثبت توضيحات ارجاعات و دستورهاي لازم در مورد آن سند، اوراق داراي مشخصات يكنواخت، الصاق گردد.
تبصره: سربرگ مخصوص مكاتبات واحدهاي حوزوي، به شرح پيوست اين آيين‌نامه خواهدبود.
ماده 52. ابلاغ و صدور بخش‌نامه‌ها و دستورالعمل‌ها، فقط از طريق مديران مراكز مديريت حوزه‌هاي علميه و معاونان، در حيطه مسئوليت خود، امكان‌پذير است.
ماده 53. هر يك از معاونتها، موظف است يك نسخه از بخش‌نامه‌ها، دستورالعمل‌ها و ضوابط ارسالي به واحدهاي حوزوي را كه مشتمل بر قوانين و مقررات است، جهت اطلاع، به دبيرخانه شوراي عالي حوزه‌هاي علميه ارسال نمايد.
ماده 54. كليه مكاتبات، بايد در حيطه شرح وظايف و اختيارات مكاتبه‌كننده و قوانين و مقررات مصوب، باشد.
ماده 55. در صورت راه‌اندازي اتوماسيون اداري در واحدهاي حوزوي، ضوابط مندرج در اين آيين‌نامه، مبناي عمل خواهدبود.
ماده 56. تا زمان تصويب نحوه مكاتبات واحدهاي ذي‌حسابي، آمار و بررسي، و نظارت و بازرسي، ضوابط سابق در مكاتبات اداري اين واحدها، ملاك عمل خواهدبود.
ماده 57. هيئت رسيدگي به تخلفات اداري، مسئول رسيدگي به تخلفات احتمالي ناشي از اجراي اين آيين‌نامه است.
ماده 58. اين آيين‌نامه، در 58 ماده و 22 تبصره، در تاريخ 13/12/1389، به تصويب شوراي عالي حوزه‌هاي علميه رسيد.

پيوست آيين‌نامه مكاتبات اداري واحدهاي حوزوي

 

دبير شوراي عالي حوزه‌هاي علميه
محمد يزدي